公告　情報管理規程

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06 モニタリング

第1節日常的なモニタリング

第37条(日常的なモニタリング)
1. ①各事業部署の長および公示担当部署長と公示責任者は日常的モニタリングを通じて、公示関連業務が公示統制制度に従って処理されているかどうか点検し、問題点が発見された場合、適時に是正・改善されるように必要な措置を取り、事後に措置の履行の有無を確認しなければならない。
2. ②日常的モニタリングのために文書の決裁、参考資料の提出要求、公示情報と関連した職員との面談、会計または監査業務担当部署などの意見を聴取することができる。

第2節運営実態点検および運営成果評価

第38条(主体および時期)
1. ①代表取締役および公示責任者は公示統制制度運営実態を点検して運営成果を評価しなければならない。
2. ②運営実態点検および運営成果評価は毎事業年度終了後、事業報告書提出前に実施されなければならない。但し、代表取締役が必要と認める場合には事業年度中にも実施することができる。
第39条(手続)
1. ①各事業部署の長および公示担当部署長は自己評価内容を含む部署別運営状況に関する報告書を前条第2項の期間内で公示責任者が定める日までに公示責任者に提出しなければならない。
2. ②公示責任者は各事業部署および公示担当部署長が提出した報告書に基づいて当社の公示統制制度に対する運営実態点検および運営成果評価を実施し、その結果を代表取締役に報告しなければならない。この場合、公示責任者は監査 (監査委員会)、内部監査チーム、外部専門家などの助言を得ることができる。
3. ③代表取締役は公示責任者が報告した結果に基づいて当社の公示統制制度に対する運営実態点検および運営成果評価を実施する。
第40条(方法および考慮事項)
1. ①代表取締役および公示責任者は公示統制制度に対する運営実態点検および運営成果に対する評価のために、情報の生成、伝達など公示手続に関与した者との面談、関連文書の検討、外部専門家の意見聴取など多様な方法を併行して行うことができる。
2. ②公示統制制度に対する運営実態点検および運営成果評価を行うに際しては、次の各号の事項を考慮しなければならない。
  - 1.以前に遂行された点検および評価以後、公示統制制度の機能に影響を与える変化の発生の有無
  - 2.当社が設計・運営している公示統制制度が持続的で正確な情報の生成および公示リスクの減少に寄与しているかどうか
  - 3.当社の公示統制制度に不適法であったり、欠陥する部分があるかどうか
  - 4.財務および非財務情報の正確性を点検するための手続が十分であるか
  - 5.当社の公示事項に対して十分な事前検討と事後点検が行われているか
  - 6.当社の公示統制過程ですべての関与者が彼らの責任を理解しているか
  - 7.以前に発生した公示リスクおよび主要公示リスクに対する評価および管理が適正に行われているか
  - 8.以前に発生したリスクが既存の公示統制制度を通じて回避可能であったか
3. ③公示責任者は前項各号の事項以外にも必要と認める事項に対して、協議を通じて別途の点検表などを用意して利用することができる。
第41条(評価の活用)
1. ①代表取締役と公示責任者は公示統制制度に対する運営実態点検および運営成果評価を通じて現れた統制上の問題点が改善されるように必要な措置を取らなければならない。
2. ②公示責任者は前項の措置が履行されているかどうか事後点検しなければならない。